Burundi - Elaboration d'un manuel de procédures internes pour la CELON (Cellule d'Appui à l'Ordonnateur National du Burundi) 10ème FED

Lot:7 - Governance and Home Affairs - EuropeAid FWC Beneficiaries 127054

1 expert catégorie sénior, pour un total de 41 jours ouvrables.

Profil demandé:

• Avoir un diplôme universitaire de niveau BAC+4 minimum en économie, sciences sociales, école de gestion, ingénierie, droit, ou équivalent;
• Justifier d’un minimum de dix (10) années d’expérience professionnelle pertinente, dont au moins sept (7) dans le domaine de la gestion de l’aide au développement et spécifiquement cinq (5) ans dans la gestion de projets FED;
• Avoir déjà travaillé au moins un (1) an dans le cadre d'un projet d'appui à l'Ordonnateur National du FED;
• Avoir déjà rédigé au moins un manuel de procédures internes dans le cadre d'un projet de développement;
• Avoir un niveau de langue maternelle en français (parlé et écrit).

Par ailleurs, il est attendu que l'expert définisse dans l'offre remise par le bureau d'étude une méthodologie, c'est-à-dire sa vision d'un manuel de procédures tel qu'il devrait exister dans une structure de type CELON (ou CAON, c'est-à-dire Cellule d'Appui à l'Ordonnateur National).


LIEU ET DUREE:

- La 1ère mission devra avoir lieu en novembre 2010, à partir du 8 novembre si possible.

- Le manuel de procédures internes finalisé, après la 2ème mission de l'expert à la CELON, devra être remis le 31 mars 2011 au plus tard.

- La notification des résultats de l'évaluation des offres, pour la préparation de la 1ère mission de l'expert, se fera le 8 octobre 2010 au plus tard.


- Lieux des prestations

Les 2 missions se dérouleront à Bujumbura. L'expert disposera d'un bureau au sein de la CELON lors de ses missions. La préparation des missions, et la finalisation des documents après réception des commentaires de la CELON et de la DUE, se feront au domicile de l'expert.

Préparer la mise en œuvre du projet CELON 10ème FED, et ce faisant, contribuer au bon déroulement des projets FED au Burundi.

Objectif particulier
Définir les procédures internes nécessaires au bon fonctionnement du projet CELON 10ème FED.


Services demandés

- l'expert devra étudier en détails, avant le démarrage de leur mission, les documents de mise en œuvre du projet CELON 9ème FED et de formulation du projet CELON 10ème FED (voir liste des pièces à étudier, dans la partie "divers" des présents TdR) afin d'être opérationnel dès son arrivée sur le terrain;
- l'expert devra, avec l'appui de l'AT permanente de la CELON, organiser dès son arrivée (lors de la 1ère mission) des consultations internes à la CELON pour évaluer les procédures internes telles qu'elles existent, les aspects à améliorer, les réformes prévues par les FA + DTA CELON 10ème FED, et les procédures telles qu'elles devraient être dans le cadre du projet CELON 10ème FED;
- un premier projet de manuel sera rédigé à l'issue de la 1ère mission, celui-ci fera l'objet de commentaires et de corrections de la DUE et de la CELON;
- l'expert devra revenir au Burundi lors d'une 2ème mission, en 2011, après le démarrage du projet CELON 10ème FED, pour adapter le manuel à l'organisation effective et au résultat des recrutements de la CELON 10ème FED;
- le manuel sera ensuite finalisé, après commentaires de la CELON et de la DUE, avec l'ensemble de ses annexes.

Résultats à atteindre
Un manuel de procédures internes est rédigé, qui remplit les résultats suivants:

- Définir le rôle de la CELON par rapport à l'ON, la DUE et aux ministères techniques, en fonction des projets et de leur mode de gestion (décentralisée directe ou décentralisée indirecte);
- Préciser l'organigramme conformément aux FA et DTA de la CELON 10ème FED, et rédiger les TdR du personnel cadre de la CELON (section Suivi et Evaluation, SIG, section C/F, section Administration et Direction, hors Points Focaux, Chargés de Suivi des Projets et Chargés de Programme Opérationnels, dont les TdR seront eux définis par un autre contractant-cadre, spécifique, sur l'évaluation de la performance);
- Définir les circuits de décision interne à la CELON, les différents acteurs impliqués, les procédures internes relatives aux dossiers quotidiens de la CELON, tels que: l'élaboration et la mise en œuvre des devis-programme, les règles d'engagement et de suivi des dépenses, de clôture des devis-programme, ainsi que l'élaboration, le lancement des DAO, la sélection du prestataire, le suivi et la réception du marché (liste non exhaustive, qui peut être complétée à la demande de la CELON);
- Définir les circuits d'approbation et de signature du courrier entrant et sortant;
- Définir les procédures de gestion du personnel (horaires, réunions d'équipe, paie…) en intégrant les dispositions contenues dans le Protocole sur le fonctionnement des projets FED au Burundi;
- Définir les procédures de gestion des ressources matérielles (consommables, véhicules…);
- Rappeler et compléter les procédures d'archivage papier et électroniques, en se référant à la Charte d'archivage adoptée par le projet CELON 9ème FED.


L'expert devra joindre en annexes l'ensemble des documents-types (fiches de circulation, listes de contrôle…) tels que demandés par la CELON.

Il est attendu que l'expert restera flexible et s'adaptera lors de ses missions aux demandes de la CELON sur le contenu du manuel (dans les limites de la charge de travail prévue par ces TdR).

PLEASE NOTE: ONLY SELECTED CANDIDATES WILL BE CONTACTED